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Artículo del cuerpo:
Negocios sin papeles. Suena un poco de miedo? No, no realmente. Por lo menos no tiene que ser. Hace tan sólo 10 años, seguimos caja sobre caja de archivos de papel archivado. En un momento dado, tuvimos al menos 100 de esas cajas de peluche a la capacidad de árboles. Por desgracia, era una necesidad. En aquel entonces, sin embargo, la tecnología (por lo menos asequible la tecnología) para ir sin papel no estaba allí. Hubiera costado miles de dólares en la mano de obra y servicios para hacer con carácter retroactivo a todos los archivos en papel en archivos electrónicos. Un avance rápido hasta hoy y va sin soporte de papel es muy sencillo y barato. Pero ¿por qué ir sin papel?

Menos espacio de almacenamiento físico necesario - ahorre en archivadores, papel y carpetas

Localización de los archivos se vuelve más eficiente - es tan fácil como "editar" "encontrar"

Sin papeles, o de almacenamiento electrónico, es más rentable que la impresión de todo y almacenarlos en copia de papel - el espacio de almacenamiento electrónico es barato!

La "tinta" en una copia electrónica de este importante todo lo que no se desvanecerá eventualmente como una copia en papel se

Los archivos son más fáciles de transferir a sus archivos a un socio que puede tener que ver

Usted no necesita pagar a un asistente que hacer constantemente su presentación para usted. Con el almacenamiento electrónico, es un broche de presión de forma rápida "guardar como" en la carpeta en su disco duro

Por supuesto, no puede haber algunas desventajas a ir sin papel también:

Puesto que los medios electrónicos son susceptibles a subidas de tensión, arañazos, etc, se corre el riesgo de perder los datos

Hay que acordarse de copia de seguridad de unidades de disco y guardar una copia de la que los locales fuera de los datos en un lugar seguro - preferiblemente

Es probable que tenga que hacer su propia presentación a menos que usted quiere que su asistente para acceder a su ordenador

Incluso si usted ha sido un PackRat de largo plazo de los expedientes en papel, no hay razón para que no se puede empezar a ir sin papel ahora. Comience por hacer una decisión consciente de no continuar con la impresión de presentación y todo lo que viene a través de su escritorio. Así como usted mantener su papel archivos organizados mediante la creación de carpetas de varios temas, hacer lo mismo para sus archivos electrónicos mediante la creación de carpetas en el Explorador de Microsoft
Dependiendo de su sistema de archivo, configurar carpetas para cosas tales como "Clientes", "Perspectivas", "Formulario de Archivos", "Información General", etc Dentro de esas carpetas son más carpetas. Por ejemplo, su "Clientes" carpeta debe contener una carpeta para cada cliente. Su "Perspectivas" carpeta debe contener una carpeta para cada cliente potencial y así sucesivamente. Luego, cuando esa posibilidad se convierte en un cliente, sólo tiene que arrastrar su carpeta a través de su "Clientes" carpeta

Guarde todos los archivos que parecen importantes.

Antes de que el mundo virtual, los hombres de negocios fueron divididos convenientemente en 2 categorías: contribuyentes y apiladores. Los contribuyentes mantienen las cosas que ellos pensaban que pudiera ser necesaria, pero el resto objeto de dumping. Se podría llenar un cesto de basura de papel en medio día. Apiladoras, por el contrario, todo lo guarda. Su cesto de basura fue sólo con fines decorativos. Habían guardar el más trivial de las cosas "por si acaso".

El mundo virtual ha terminado esta distinción. Ahora, usted puede (y debe) ser a la vez.

A los compiladores:

Mantenga todos sus archivos, o la mayoría de ellos. Basta con crear más carpetas para que los guarde allí Si necesita más espacio de disco duro, sólo salir a buscarla. Espacio en disco duro es ridículamente barato en comparación con hace una década.
A los declarantes:
Tan pronto como usted ha recibido o creado un nuevo archivo, guárdelo en la carpeta correspondiente. Asignación de nombre a los archivos de forma adecuada facilitará la obtención de dichos archivos con facilidad más adelante. Su sistema de archivo debe ser ante todo una que pueda comprender y recordar con facilidad - debería tener sentido para usted. Cuando el nombre de su uso de los archivos tantos caracteres como sea necesario en el nombre del archivo para que pueda buscar en una porción del nombre que más tarde. Debe dar una buena, pero breve, descripción de lo que se refiere el documento a. La mayoría de personas han utilizado el Explorador de Windows función de búsqueda. Si no, practica con ella hasta que se puede localizar fácilmente sus archivos. Es una herramienta muy potente y muy fácil de usar.
Hay algunas herramientas de otros que le ayudarán con su meta de ir sin papel:

eFax (http://www.efax.com) es lo que utilizamos aquí. Por un cargo mensual nominal, todos los faxes entrantes vendrá a usted por medio de correo electrónico. Sí, son objeto de dumping a la derecha en su bandeja de entrada como un archivo de imagen adjunta.

Adobe Acrobat (la versión completa - no lector (http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html) le permite tomar casi cualquier archivo, seleccione la "letra" y, a imprimir en el Acrobat Distiller. Esto a su vez, el documento en un archivo pdf.. Un muy fácilmente transportable y fácil de archivos tipo de archivo, casi cualquier persona puede leer un archivo pdf.. Esto hace que el envío de sus documentos (y la protección de ellos) una brisa. Como nota al margen , cuando recibo un documento de eFax, porque el tipo de archivo no es tan universal, puedo imprimir desde mi visor de eFax a mi Acrobat Distiller, por lo que el fax en un archivo pdf.. Luego el expediente de la versión en formato pdf., por lo que es más transportable y ángulo de visualización.

Escáneres son otra herramienta que es imprescindible en el mundo sin papel. Prácticamente cualquier pedazo de papel o una foto que recibe pueden ser escaneados y convertidos en un archivo de imagen electrónica. Después de haber creado el archivo de imagen, puede enviar por correo electrónico a cualquier persona que desea, así como guardarlo en sus archivos electrónicos en el disco duro

Laplink Everywhere http://www.laplink.com/products/lle/overview.asp puede facilitar tener un asistente virtual de hacer su presentación electrónica para usted. Incluye búsqueda de escritorio remoto desde cualquier dispositivo habilitado para Internet (a través de Google Desktop Search) Laplink Everywhere permite elegir cómo quiere trabajar y qué dispositivo con acceso a Internet que desea utilizar para acceder a su PC. Es fácil y rápido de configurar y fácil de usar

De LapLink http://www.laplink.com/products/sharedirect/overview.asp ShareDirect es otra gran herramienta para ir sin papel. Permite compartir al instante cualquier carpeta de su PC con una o miles de usuarios, sin tener que cambiar o manejar su Internet, cortafuegos, router o configuraciones. Y es de 256-bits cifrado.

Esperemos que se puede ver cómo va sin soporte de papel puede beneficiar a casi cualquier compañía o individuo. El ahorro de costes sólo son enormes, la reducción de la cantidad de papel, tinta, y las carpetas que usted necesita comprar.